หรือเราเป็นอาชีพนักประชุม ?

ประชุมเก่งจนสงสัยว่าตัวเองทำอาชีพนักประชุม !! เพราะประชุมแทบจะตลอดเวลา !
.
เคยสงสัยกันไหมว่า ตอนนี้เราทำอาชีพอะไรอยู่กันแน่
ทำไมใน Job Description ไม่เห็นบอกเลยว่าเราต้องเป็น “นักประชุม” ด้วย
.
การจัดประชุม เป็นอีกหนึ่งในหน้าที่สำคัญของหัวหน้า หรืองานเลขา รวมทั้งการทำงานในทุก ๆ ฟังก์ชั่น
เพราะ การประชุมเป็นงานที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เพราะมันเกี่ยวข้องกับการสื่อสารโดยตรงของการทำงานเป็นทีม
.
การประชุมให้ราบรื่นนั้น ขึ้นอยู่กับว่าเราจะประชุมในหัวข้อใด ๆ ซึ่งมันมีหลากหลายจุดประสงค์เต็มไปหมดเลยนะครับ ยกตัวอย่างเช่น

• การประชุมระดมสมอง
• การประชุมวางแผนงาน
• การประชุมรายงานผลงาน
• การประชุมทิศทางขององค์กรหรือทีม
  และยังมีการจัดประชุมเพื่ออื่น ๆ อีกมากมาย

การประชุมระดมสมองการประชุมวางแผนงานการประชุมรายงานผลงานการประชุมทิศทางขององค์กรหรือทีมและยังมีการจัดประชุมเพื่ออื่น ๆ อีกมากมาย

แต่อย่างไรก็ดีการทำประชุมให้มีผลลัพธ์ที่ดีนั้นก็มีตัวช่วยอยู่ครับวันนี้แอดมินขอนำเสนอ OARR ซึ่งเป็นเฟรมเวิร์กที่ช่วยให้เราได้วางแผนการประชุมนั่นเองเพื่อให้สมกับการเป็นนักประชุมที่เก่งกาจ !

• O- Outcome ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
• A- Agenda วาระการประชุม
• R- Role หน้าที่
• R- Rule กฏระเบียบ

O- Outcome

สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเตรียมการประชุมก็คือ Outcome ว่าเราคาดหวังผลลัพธ์อะไรจากการประชุมครั้งนี้บ้าง เป้าหมายการจัดประชุมนี้คืออะไร และ ทำไมเราต้องจัดประชุม

A- Agenda

ส่วนถัดมา Agenda วาระการประชุมเราต้องทำให้สอดคล้องเพื่อให้ได้ outcome ตามที่คาดหวัง และควรทำให้ผู้ที่เราเชิญเข้าประชุมทราบก่อนว่า วาระในการประชุมมีอะไรบ้าง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีโอกาสเตรียมตัวในการประชุมนั้นเองครับ

R- Role

Role play คือหน้าที่ของผู้เข้าร่วมประชุมนั้น ๆ โดยกำหนดไปว่าใครเป็นประธานในที่ประชุม ใครเป็นผู้ดำเนินการประชุม ใครเป็นคนจดรายงานการประชุม โดย (ต้อง) กำหนดไว้ล่วงหน้าและให้ทุกคนทราบโดยทั่วกัน อย่ามาเซอร์ไพร์ซคนอื่น ๆ ในเวลาที่ประชุมหรือหลังจากจบประชุมไปแล้ว เพราะจะสร้างความไม่พร้อมกับผู้เข้าร่วมประชุมอย่างมาก

R- Rule

และหากเรามี Rule กฏระเบียบการประชุมไว้ก็ยิ่งจะส่งผลดีเข้าไปอีก โดยกฏการประชุมนั้นก็ควรกำหนดให้สอดคล้องหรือ กำหนดเพื่อให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรด้วยก็ได้ครับ !
และทุกจุดประสงค์การประชุมไม่จำเป็นต้องมีกฏระเบียบเหมือนกัน แต่ควรมีกฏเหล็กที่เป็นวัฒนธรรมองค์กรของเราครับ
.
หากทำตาม OARR ก็จะส่งผลให้การประชุมนั้นจบด้วยความรวดเร็ว ราบรื่นและได้ Outcome ที่เราต้องการได้ง่ายขึ้นครับ

คำว่า OARR ออกเสียงคล้ายกับคำว่า OAR ซึ่งแปลว่าไม้พาย เพราะ ดี.ซีเบ็ต ผู้คิด เฟรมเวิร์กนี้เชื่อว่า การตกลงร่วมกันตามหลักการให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มประชุมนั้น เหมือนเป็นไม้พายที่ทีมช่วยกันพายพาไปสู่ทะเลที่กว้างใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลนั้นเองครับ!

เพิ่มเติม

MEMO | ความเห็นในที่ประชุมแบ่งได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ เนื้อหา (Content) และกระบวนการ(Process) ประชุมที่กำลังดำเนินไป คุณต้องแยกให้ออกว่า สิ่งไหนคืออะไร
.
การประชุมส่วนใหญ่จะเริ่มด้วยการที่ ตกลงเรื่องของกระบวนการ เนื้อหา รวบรวมไอเดียต่างๆ (เราจะเรียกมันว่า ผสาน)
จากนั้นก็ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เสนอไอเดียอย่างอิสระตามกรอบที่กำหนด (หย่อน)
จากนั้นก็จะนำไปสู่การสรุปประเด็น (ตึง)
และดึงไอเดียต่าง ๆ เข้าด้วยกัน (ผสาน)
.
การประชุม (Meeting) ที่ดีนั้นต้องมี จังหวะของการ ผสาน หย่อน ตึง ผสาน สลับ ๆ กันไป และพยายามอย่าให้เป็นการสื่อสารด้านเดียว เพราะถ้าเป็นการแจ้งเพื่อทราบเราอาจจะไม่ต้องจัดประชุมขึ้นมาเลยก็ได้
อ่านบทความอื่่น ๆ ที่คุณน่าจะชอบ
https://www.bigdreamblog.com

~~~~~
อยากได้ในสิ่งที่ไม่เคยได้ ต้องทำในสิ่งที่ไม่เคยทำ

bigdreamblog #bigdream

follow us |
กดติดตามเพจ Big Dreams และกด see first

อยากได้ในสิ่งที่ไม่เคยได้ ต้องทำในสิ่งที่ไม่เคยทำ
#bigdreamblog#bigdream

follow us |กดติดตามเพจ Big Dreams
และกด see firstเพื่อไม่พลาดบทความดี ๆ แบบนี้ทุกวันนะครับ
รัก รัก เรามาเป็นของขวัญให้กันและกันนะ
Website : https://www.bigdreamblog.com
Youtube : https://bit.ly/2YJX96U
Instagram : https://bit.ly/3qBu4pP